Vejledning
Her kan du finde hjælp til at udfylde anmodningen til Erhvervsstyrelsen om at overtage fordringer på indefrosne energiudgifter
Indsendelsestype
Energivirksomheden kan anmode om overdragelse af fordringer på to måder:
Masseindsendelse, som kan bruges, hvis der skal overdrages fordringer for mange kunder
Enkeltindberetning, som kan bruges, hvis der skal overdrages fordringer for enkelte kunder (fx fordringer ved dødsfald og konkurs mv., misligholdt betalingsforpligtigelse eller udenlandske kunder uden cpr-nummer).
OBS: Hvis du anmoder om at overdrage fordringer ved dødsfald, konkurs mv. via masseindsendelse, bedes du orientere Erhvervsstyrelsen om dette ved at skrive til energi@erst.dk.
Uanset, hvilken indsendelsestype der vælges, skal energivirksomheden for hver af sine indefrysningskunder indsamle stamdata, som skal oversendes til Erhvervsstyrelsen.
For hver af energivirksomhedens indefrysningskunder, skal der fremsendes følgende oplysninger:
Stamdata for kunden
Det indefrosne beløb for hver enkelt faktura til kunden
Dokumentation i form af PDF-filer for de enkelte fakturaer
Dokumentation i form af PDF for, at energivirksomhedens kunder er orienteret om det totale indefrosne beløb samt at gælden overdrages til Erhvervsstyrelsen. Orientering til slutkunde skal ske senest den 1. januar 2024 for el- og gasvirksomheder, og den 1. marts 2024 for fjernvarmevirksomheder.
Skabelon til orienteringsbrevet kan findes her:
Skabelon til orienteringsbrev til slutkunder (DOCX)Indberetningsløsningerne er digitalt tilgængelige via selvbetjening. Hvis du har spørgsmål til din anmodning om overdragelse af fordring, er du velkommen til at kontakte Erhvervsstyrelsens energiordning på mailadressen energi@erst.dk eller telefonnummer 70 80 91 81.
Krav til CSV-fil
Vær opmærksom på følgende krav, når du indberetter via en CSV-fil:
Der kan indberettes flere gange. Du har derfor mulighed for at pulje energivirksomhedens indefrysningskunder i forskellige CSV-filer og indberette løbende.
Én CSV-fil må maksimalt indeholde 5000 unikke kundenumre per indsendelse.
Hver linje i CSV-filen svarer til ét indefrysningsbeløb. Hvis der på én faktura både er foretaget indefrysning for aconto og forbrug, skal hver indefrysningsbeløb have sin egen linje i CSV-filen. Hvis indefrysningsbeløbet for aconto og forbrug derimod står som ét beløb på fakturaen, så skal dette angives som én linje i CSV-filen. Det er vigtigt at indefrysningsbeløbet og perioden angivet i CSV-filen kan aflæses direkte af fakturaen.
CSV-filen skal gemmes som: CSV UTF-8 (semikolonsepareret) (*.csv).
Hvis du har udenlandske kunder uden CPR-nummer, skal disse indberettes via enkeltindberetningsløsningen.
Data i CSV-filen skal opfylde formatkravene beskrevet i tabel 1.
CSV-filens kolonneoverskrifter skal navngives som angivet under kolonnen ”Type” i Tabel 1.
Du finder skabelon for CSV-filen her:
CSV-skabelon (XLSX)Tabel 1: Krav til CSV-fil
| Kolonner i CSV-fil | Krav til format | Bemærkning |
|---|---|---|
| Kundenummer | Angives i kolonne A. Kundenummer kan bestå af bogstaver og tal. | Kontraktnummer kan bruges i stedet for kundenummer. |
| MålepunktsID | Angives i kolonne B. Hvis der fremgår flere ID’er/numre på samme faktura, skal disse indsættes i samme celle men separeres af komma. Fx: 571313101, 571313102, 571313103 | MålepunktsID, eller aftagernummer, angives. |
| Fakturanummer | Angives i kolonne C. Fakturanummer kan bestå af bogstaver og tal. | Fakturanummer angives. |
| Periodens startdato | Angives i kolonne D. DD-MM-AAAA | Indefrysningsperiodens startdato, som kan aflæses direkte af fakturaen. Feltet kan både dække over perioden for aconto eller forbrug. Hvis indefrysningsbeløbet opgøres separat for henholdsvis aconto og forbrug, så skal hver opgørelse have sin egen linje i CSV-filen – og på samme linje skal perioden angives. Hvis det indefrosne beløb for aconto og forbrug derimod står som ét beløb på fakturaen, så skal dette angives som én linje i CSV-filen – og på samme linje skal perioden angives. Det er vigtigt at perioden angivet i CSV-filen skal kunne aflæses direkte af fakturaen. |
| Periodens slutdato | Angives i kolonne E. DD-MM-AAAA | Indefrysningsperiodens slutdato, som kan aflæses direkte af fakturaen. Se bemærkningsfeltet for ’Periodens startdato.’ |
| Fakturaens forfaldsdato | Angives i kolonne F. DD-MM-AAAA | Den dato, hvor fakturaen senest skal betales. Hvis en faktura medfører en udbetaling til kunden, så skal datoen for udbetalingen angives i stedet for forfaldsdatoen. |
| Indefrysningsbeløb | Angives i kolonne G. Beløb skal være tal med punktum til decimaler. Fx: 100504.5 | Her angives det indefrosne beløb på fakturaen. Beløbet kan være inklusive gebyrer, abonnementer og lignende omkostninger, som energivirksomheden har regnet med i det indefrosne beløb. Det vigtigste er, at indefrysningsbeløbet angivet i CSV-filen, kan aflæses direkte af fakturaen. Hvis kunden skal have penge tilbage, skal den samlede værdi af det indefrosne beløb angives som negativt (minus) beløb. |
| Navn | Angives i kolonne H. | Navn på kunden fordringen vedrører. |
| CVR/CPR | Angives i kolonne I. CPR skal bestå af 10 tal uden separering og med foranstillede 0'er Fx: 0101941234 CVR skal bestå af 8 tal. | Cvr-nummer/cpr-nummer for den erhvervskunde/privatkunde fordringen vedrører. |
| Mailadresse | Angives i kolonne J. | Kundens mailadresse. |
| Telefonnummer | Angives i kolonne K. | Kundens telefonnummer. |
| Medhæfters navn | Angives i kolonne L. | Navn på eventuel medhæfter. |
| Medhæfters CPR | Angives i kolonne M. CPR skal bestå af 10 tal uden separering og med foranstillede 0'er. Fx: 0101941234 | Cpr-nummer for eventuel medhæfter. |
Hvis du har udfordringer med at udfylde CSV-filen, er du velkommen til at kontakte Erhvervsstyrelsens energiordning på mailadressen energi@erst.dk eller telefonnummer 70 80 91 81.
Krav til dokumentation
Dokumentation til upload skal opfylde formatkravene i tabel 2.
Tabel 2
| Data | Krav til format | Bemærkning |
|---|---|---|
| Dokumentation for enkelte fakturaer | Skal være i pdf-format Fakturaer skal navngives: kundenummer-fakturanummer Fx: 123451-a25262 | Alle fakturaer skal uploades som PDF i fildelingsløsning. |
| Dokumentation for orientering om overdragelsen til Erhvervsstyrelsen til slutkunde | Skal være i pdf-format Orienteringsbrevet skal navngives: kundenummer-orienteringsbrev Fx: 123451- orienteringsbrev Hvis der afsendes et orienteringsbrev pr. målepunkts ID, så skal orienteringsbrevet angives: kundenummer-orienteringsbrev-målepunktsID Fx: 123451- orienteringsbrev-571313101 | Orienteringsbrevet*, som sendes til alle indefrysningskunder, skal uploades som PDF-filer i fildelingsløsning. *Tidligere kaldet ’slutopgørelse’. Er dokumenterne allerede gemt med filnavn ’slutopgørelse’ kan det fortsat uploades med dette navn. |
Krav til fildelingsløsningen
Energivirksomheden vil efter indsendelse af anmodningen modtage brev i Digital Post med et link til en fildelingsløsning, hvor det vil være muligt at uploade dokumentation, herunder fakturaer og orienteringsbreve, relateret til energivirksomhedens anmodning.
I brevet fremgår vigtige opmærksomhedspunkter, som energivirksomheden skal følge når dokumenterne uploades (fx at alle dokumenter skal opfylde formatkravene beskrevet i tabel 2).
I fildelingsløsningen kan energivirksomheden se alle uploadede dokumenter, tilføje nye og slette efter behov. Der kan uploades ca. 10.000 dokumenter pr. session/time. Hvis du går i stå i processen, skal du uploade alle filerne igen. Filerne fortsætter med at uploade, hvor de slap.
Få valideret data i din CSV-fil
Det er vigtigt at relevante oplysninger om fordringer, som energivirksomheden ønsker at overdrage til Erhvervsstyrelsen fremgår korrekt af CSV-filen. Erhvervsstyrelsen opfordrer derfor alle energivirksomheder til at indsende en test CSV-fil, for at undgå fejl ved en masseindsendelse af fordringer. Det gør du ved at udfylde CSV-filen med data fra et udsnit af energivirksomhedens indefrysningskunder samt lave et udtræk af tilhørende dokumentation, og sende det til Erhvervsstyrelsens energiordning energi@erst.dk.
Hvis du i test CSV-filen bruger rigtige data fra energivirksomhedens indefrysningskunder, bedes du anonymisere kunderne og undlade at bruge rigtige cpr-numre.
Har du udfordringer med at udfylde CSV-filen eller uploade dokumentation, er du velkommen til at kontakte Erhvervsstyrelsens energiordning på mailadressen energi@erst.dk eller telefonnummer 70 80 91 81.
I videoen kan du se en gennemgang af CSV-filen. Bemærk at gældende krav og kriterier for CSV-filen er beskrevet under punktet ”Masseindsendelse (via CSV-fil)".
Du kan desuden kontakte Erhvervsstyrelsen på energi@erst.dk ved spørgsmål.
Her skal du angive en række oplysninger om den kunde, der hæfter for fordringen, som energivirksomheden ønsker at overdrage til Erhvervsstyrelsen. Skyldes overdragelsen af fordringen dødsfald, konkurs og tvangsopløsning uden personlig hæftelse kan det oplyses i feltet for supplerende beskrivelse.
Oplysninger om kunden, du skal angive, er følgende:
Kundenummer
Kundens navn, som står på fakturaen
Cpr- og/eller cvr-nummer
Kundens mailadresse
Kundens telefonnummer
Supplerende beskrivelse (fx dødsfald)
Her skal kundens energiregning uploades én faktura ad gangen, og der skal angives en række fakturadetaljer for hver faktura uploadet.
Fakturadetaljer, du skal angive, er følgende:
Fakturanummer
Målepunkts ID
Indefrysningsperiodens startdato og slutdato, som kan aflæses direkte af fakturaen
Forfaldsdato er den dato, hvor fakturaen senest skal betales. Hvis en faktura medfører en udbetaling til kunden, så skal datoen for udbetalingen angives i stedet for forfaldsdatoen
Indefrysningsbeløb, inklusive gebyrer, abonnementer og lignende omkostninger, som energivirksomheden har medregnet i det totale indefrysningsbeløb. Beløbet skal kunne aflæses direkte af fakturaen.
Her skal du vedhæfte dokumentation for, at kunden er orienteret om overdragelse af fordringen til Erhvervsstyrelsen.
Hvis årsagen til overdragelse af fordring er dødsfald, konkurs mv. eller misligholdt betalingsforpligtigelse, kan du desuden vedhæfte dokumentation for dette her.
Enkeltindberetning
Energivirksomheden kan overdrage fordringer ved dødsfald samt konkurs og tvangsopløsning uden personlig hæftelse via enkeltindberetningsløsningen (følg vejledningen for enkeltindberetning).
Dokumentation for underretning om dødsfald eller konkurs
Der skal vedhæftes dokumentation for, at dødsbobestyrer eller konkursboet er underrettet om overdragelse af fordringen til Erhvervsstyrelsen samt tidspunkt for underretningen. Ved underretning skal energivirksomheden give oplysning til dødsbobestyrer/konkursbo om, at der kun kan betales med frigørende virkning til Erhvervsstyrelsen.
Gældende frister for overdragelse af fordringer ved dødsfald og konkurs
Der skal anmodes om overdragelse af fordring ved dødsfald straks efter energivirksomheden modtager meddelelse om dødsfaldet og senest 10 arbejdsdage efter, at skifteretten indrykker proklama i Statstidende. Fordringer ved konkurs og tvangsopløsning uden personlig hæftelse skal overdrages til Erhvervsstyrelsen straks og senest 6 uger fra kundgørelsesdatoen. Hvis energivirksomheden ikke overholder fristen, kan Erhvervsstyrelsen undlade at overtage fordringen.
